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2009年8月17日 (月)

29 メール管理、私流

以前、スケジュール管理について書いたので、
今回は、メールの管理について。
例えば職場の同僚が、
1日どのくらいのメールのやり取りをしているのか、よくわかってません。
まして、他業種のことはまったくわからないのですが、
仕事柄、メールマガジンの受信は多いんじゃないか、と思います。
メールマガジンをコンテンツにした文庫を何冊か編集したこともあり、
企画のヒントとして、読んでます。

もちろん、仕事のやり取りとしてごく普通のメールの送受信もあるわけで、
以前はメールをかなり細かく分類し、フォルダーに整理していました。

私が使っているメーラーはベッキーでして、
アウトルックエクスプレスは、いまだかつて使ったことがありません。
(ベッキーの前は、ニフティ専用のメーラーを使ってました)
そのため、アウトルックエクスプレスとの比較はできませんが、
ベッキーって、フォルダーの分類が極めてスムーズにできるんです。

というわけで、以前はフォルダーをたくさん作って、受信時に自動的に振り分けてました。

それが激変したのが、昨年5月。
社内事情で会社内のメルアドが変わり、
それに伴ってベッキーを新しくしたのですが、
フォルダーをつくるのが面倒で、そのままにしておいたのです。
つまり、来たメールはひたすら順番に、
内容に関係なく
読んでいく。

ところが、これが意外にストレスを感じないんですね。
朝一番にメールを受信し、その後、昼時と夕方に受信。
その度に、メールを読み、必要なものはその場で返事。
メールマガジンなどでかなり長そうなのは、後から読むことにして、
「未開封」のままにしておく。
公私、緊急とそうでないもの、メールマガジン、
これらがすべて、ひとつのフォルダに混在しています。

で、帰るときまでに、受信したすべてのメールを「開封」し、
必要なものには返事をする。

つまり、
こまごまとした整理をせず、目の前のメールをどんどんひたすら片づける。
実はこれが、一番確実なメール管理のようです。
少なくとも、私の正確には合っているようです。

思うに、メールに限らず、あまりに細かい分類って、かえって仕事の能率を落とすのでは?目の前に来た仕事をとにかくどんどんこなしていく。
これが実は、時間管理のポイントだったりして。


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